InsurProtect beschermt de gegevens die aan het bedrijf worden toevertrouwd in het kader van zijn activiteiten als verzekeringsmakelaar.
Dit beleid is van toepassing op bezoekers van de website, potentiële klanten, klanten, aangesloten medewerkers, begunstigden, verzekerden en personen die bij een schadegeval betrokken zijn.
‍‍

1. Doel van dit beleid
‍
Dit beleid legt op transparante wijze uit hoe InsurProtect persoonsgegevens verzamelt, gebruikt, doorgeeft, beschermt en bewaart in het kader van haar verzekeringsmakelaardij, haar website, haar klantenportaal, haar communicatie en het gebruik van bepaalde digitale hulpmiddelen.Het is bedoeld om de informatie te verstrekken die vereist is door de Algemene Verordening Gegevensbescherming („AVG“) en door de toepasselijke Belgische wetgeving. Het brengt geen wijzigingen aan in de contractuele voorwaarden die van toepassing zijn op de door InsurProtect geleverde producten en diensten.
‍‍

2. Verwerkingsverantwoordelijke en contactpersoon

: InsurProtect SRL
‍Herrmann-Debrouxlaan40-42
1160 Brussel
België
Ondernemingsnummer: BE 0756.804.490
Telefoon: 02 899 25 53
contact@insurprotect.be

InsurProtect is bij de Autoriteit voor Financiële Diensten en Markten (FSMA) geregistreerd als verzekeringsmakelaar. InsurProtect heeft geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld in de zin van de artikelen 37 tot en met 39 van de AVG. De coördinatie van kwesties met betrekking tot gegevensbescherming wordt intern verzorgd door de bedrijfsleider. Alle verzoeken kunnen worden gericht aan contact@insurprotect.be.
‍

3. Betrokken personen
‍
Dit beleid heeft met name betrekking op:
‍
- klanten en potentiële klanten;
- verzekerden, aangeslotenen en begunstigden;
- leidinggevenden, vertegenwoordigers en contactpersonen van zakelijke klanten;
- werknemers die zijn aangesloten bij een collectieve verzekering, een ziekenhuisverzekering of een andere collectieve dekking;
- Personen die betrokken zijn bij een ongeval, een schadegeval of een schadeclaim;
- Bezoekers van de website en gebruikers van de MyBroker-klantenzone;
- Leveranciers, partners en professionele adviseurs;
- Personen die contact met ons opnemen of deelnemen aan onze evenementen.
‍

4. Catégories de données traitées
‍
Les données traitées varient selon la relation avec InsurProtect et le produit ou service concerné.
‍
4.1 Données d’identification et de contact
‍
- nom, prénom, adresse, e-mail et numéros de téléphone;
- date et lieu de naissance, langue, nationalité, sexe ou situation familiale lorsque ces éléments sont pertinents;
- liens avec le preneur d’assurance, l’assuré ou le bénéficiaire;
- coordonnées des représentants légaux ou mandataires.
‍
4.2 Données d’identification officielles
‍
- numéro de registre national ou autre identifiant lorsque son traitement est nécessaire et légalement autorisé;
- données figurant sur une carte d’identité ou un permis de conduire;
- numéro d’entreprise et données nécessaires au respect des obligations d’identification et de lutte contre le blanchiment.

4.3 Données professionnelles et sociales
‍
- employeur, fonction, catégorie de personnel et statut social;
- dates d’entrée et de sortie, temps de travail, interruptions ou suspensions;
- rémunération et autres éléments nécessaires au calcul des garanties;
- données d’affiliation à une assurance collective.

4.4 Données financières, patrimoniales et fiscales
‍
- numéro de compte bancaire, primes et paiements;
- revenus, rémunérations et situation financière ou patrimoniale;
- éléments nécessaires à l’analyse des besoins en assurance, pension, épargne ou investissement;
- données comptables et fiscales nécessaires à la gestion des contrats et au respect des obligations légales.

4.5 Données assurantielles et contractuelles
‍
- besoins, exigences et objectifs du client;
- demandes d’offre, devis, propositions, contrats et numéros de police
- garanties, capitaux assurés, franchises, bénéficiaires, primes et modalités de paiement;
- risques à assurer, antécédents d’assurance et documents relatifs au conseil;
- données relatives aux pensions complémentaires et aux engagements collectifs.

‍4.6 Données relatives aux sinistres

- circonstances d’un accident ou d’un sinistre;
- déclarations, constats, dommages, responsabilités et rapports d’expertise;
- échanges avec les assureurs, experts, avocats, médecins-conseils ou autres intervenants;
- indemnisations antérieures ou en cours et pièces justificatives.

‍4.7 Données relatives à la santé et autres données sensibles
‍
‍Dans le cadre de ses activités de courtage, quel que soit le type d’assurance concerné, InsurProtect peut être amenée à traiter des données relatives à la santé lorsque celles-ci sont nécessaires à l’analyse d’un risque, à la souscription ou à la gestion d’un contrat, ainsi qu’au traitement d’un accident, d’un dommage corporel, d’un sinistre, d’une demande d’intervention, de prestation ou d’indemnisation.

Ces données ne sont traitées que dans la mesure nécessaire à la gestion du dossier concerné et lorsqu’une base juridique ainsi qu’une condition autorisant le traitement des données de santé sont applicables conformément au RGPD. Selon les circonstances, le traitement peut notamment reposer sur le consentement explicite de la personne concernée, sur la nécessité de constater, d’exercer ou de défendre un droit, ou sur toute autre condition autorisée par la législation applicable.

InsurProtect applique à ces données des mesures particulières de confidentialité, de sécurité, de minimisation et de limitation des accès. Lorsque cela est approprié, les informations médicales destinées à l’appréciation médicale du risque ou d’une prestation sont transmises directement au médecin-conseil ou au service médical de l’assureur.
InsurProtect peut également traiter des données relatives à des infractions ou à des condamnations pénales lorsque ce traitement est autorisé par la législation applicable et nécessaire à la gestion du dossier concerné.

4.8 Communications et données techniques
‍
- contenu des e-mails, courriers, formulaires et autres communications;
- informations échangées lors de rendez-vous ou réunions;
- données de connexion, journaux techniques et informations nécessaires à la sécurité des systèmes.
‍

5. Herkomst van de gegevens
‍
Afhankelijk van de betreffende diensten verkrijgen wij uw gegevens:

- rechtstreeks van u; van de verzekeringnemer of van uw werkgever;
- van een sociaal secretariaat;
- van verzekeringsmaatschappijen en pensioeninstellingen waarmee wij samenwerken;
- van personen of professionals die betrokken zijn bij het beheer van een overeenkomst of een schadegeval;
- bij een professionele partner, een overheidsinstantie of een voor het publiek toegankelijke bron, wanneer deze verzameling is toegestaan.

Wanneer u aan InsurProtect persoonsgegevens verstrekt met betrekking tot een andere persoon, dient u, voor zover dit uw verantwoordelijkheid is, deze persoon op de hoogte te stellen van deze verstrekking en hem of haar te verwijzen naar dit beleid.In het kader van collectieve verzekeringen kan InsurProtect persoonsgegevens over verzekerden ontvangen in het kader van de uitvoering van een overeenkomst die is gesloten met hun werkgever of de verzekeringnemer.Wanneer de werkgever of de verzekeringnemer gegevens over de verzekerden aan InsurProtect verstrekt, stelt hij de betrokken personen op de hoogte van deze verstrekking en verwijst hij hen naar dit privacybeleid. Dit beleid beschrijft de verwerkingen die InsurProtect uitvoert in het kader van haar eigen activiteiten en is beschikbaar op haar website.
‍

6. Doeleinden en rechtsgrondslagen
‍
InsurProtect verwerkt gegevens uitsluitend voor welbepaalde doeleinden en op basis van een passende rechtsgrondslag.
‍

‍Wanneerwij een verwerking baseren op een gerechtvaardigd belang, kan dit onder meer bestaan uit het waarborgen van een efficiënt en veilig dossierbeheer, het bieden van kwalitatief hoogwaardige begeleiding, het voorkomen van fraude en misbruik, het verdedigen van de rechten van de betrokken personen of organisaties, het verbeteren van onze diensten en het op redelijke wijze uitbreiden van onze activiteiten. Afhankelijk van de betreffende verwerking kunnen de nagestreefde gerechtvaardigde belangen die van InsurProtect, haar klanten, werkgevers, verzekerden, begunstigden of verzekeringsmaatschappijen zijn, met name om een goed beheer van de dekkingen, aansluitingen, schadeclaims en verzoeken om tussenkomst te waarborgen.Alvorens een beroep te doen op deze rechtsgrondslag, zorgen wij ervoor dat de nagestreefde belangen niet zwaarder wegen dan de fundamentele rechten en vrijheden van de betrokkenen. InsurProtect verwerkt de gegevens uitsluitend voor welbepaalde doeleinden en op basis van een passende rechtsgrondslag.
‍

6.1 Verplichte of facultatieve aard van de gegevens

‍Bepaaldepersoonsgegevens zijn noodzakelijk om InsurProtect in staat te stellen:

- een verzoek om informatie te beantwoorden of een offerte op te stellen;
- zijn klant correct te adviseren;
- een verzekeringsovereenkomst te sluiten, te beheren of uit te voeren;
- een aansluiting, wijziging, beëindiging, uitkering of schadegeval te beheren;
- om te voldoen aan haar wettelijke, reglementaire en beroepsmatige verplichtingen.

Wanneer de gevraagde gegevens noodzakelijk zijn voor het verwezenlijken van deze doeleinden, is het verstrekken ervan verplicht. Indien de benodigde informatie niet wordt verstrekt, is het mogelijk dat InsurProtect niet in staat is om de gevraagde dienst te verlenen, een offerte op te stellen, een passende dekking aan te bieden, het dossier correct te beheren of aan haar wettelijke verplichtingen te voldoen. Bepaalde gegevens kunnen echter facultatief zijn. In dat geval belet het niet verstrekken van deze gegevens niet noodzakelijkerwijs de levering van de gevraagde dienst, maar kan het de personalisatie of de doeltreffendheid ervan beperken. Of de informatie verplicht of facultatief is, kan ook worden aangegeven op het moment van verzameling. U kunt te allen tijde bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens voor direct marketingdoeleinden, zonder dat u uw beslissing hoeft te motiveren.
‍

7. Kunstmatige intelligentie en geautomatiseerde verwerking

‍InsurProtectkan gebruikmaken van professionele tools op basis van generatieve kunstmatige intelligentie om zijn medewerkers te ondersteunen bij bepaalde taken op het gebied van het opstellen van teksten, het samenvatten, vertalen, classificeren, onderzoeken en analyseren van documenten of regelgeving.

In het kader van deze toepassingen kunnen bepaalde persoonsgegevens worden verwerkt wanneer deze noodzakelijk zijn voor de betreffende taak. InsurProtect zorgt ervoor dat de verstrekte gegevens worden beperkt tot het noodzakelijke en maakt, waar mogelijk, gebruik van verwijdering, anonimisering of pseudonimisering van identificerende elementen.

Deze systemen zijn hulpmiddelen. Hun resultaten kunnen onnauwkeurig of onvolledig zijn en worden, wanneer ze gevolgen kunnen hebben voor een persoon, vóór gebruik aan een passende menselijke controle onderworpen.

InsurProtect neemt geen beslissingen die uitsluitend zijn gebaseerd op een systeem van kunstmatige intelligentie, profilering of een andere geautomatiseerde verwerking die juridische gevolgen zou hebben voor een persoon of deze op een vergelijkbare en significante manier zou beïnvloeden. Geautomatiseerde regels of tools kunnen echter wel administratieve controles uitvoeren, ontbrekende gegevens opsporen, taken genereren, documenten opstellen of een afwijking signaleren. Belangrijke beslissingen worden nog steeds genomen of gecontroleerd door een bevoegde persoon.

De betreffende tools worden met name beoordeeld op hun contractuele voorwaarden, beveiligingsmaatregelen, bewaartermijnen en gebruiksvoorwaarden
‍

8. Opname of transcriptie van gesprekken
‍
Bepaalde telefoongesprekken, afspraken of vergaderingen kunnen worden opgenomen of getranscribeerd om het opstellen van een verslag te vergemakkelijken, de opvolging van een verzoek te waarborgen of de verstrekte informatie vast te leggen. Dit gebeurt uitsluitend na voorafgaande informatie aan de deelnemers en met hun toestemming, indien deze vereist is.De opnames en transcripties zijn uitsluitend toegankelijk voor personen die deze nodig hebben en worden bewaard zolang dit nodig is voor het aangegeven doel.
‍

9. Toegang en ontvangers
‍
De toegang tot de gegevens is beperkt tot leidinggevenden, medewerkers en betrokkenen die deze nodig hebben voor de uitoefening van hun functie. Deze personen zijn gebonden aan een geheimhoudingsplicht.

Indien nodig kunnen de gegevens worden verstrekt aan:

- verzekeringsmaatschappijen en pensioeninstellingen;
- aan werkgevers, afnemers van collectieve verzekeringen en sociale secretariaten, binnen de grenzen van hun rechten;
- aan de begunstigden en de betrokken verzekerden;
- aan deskundigen, medisch adviseurs, schadebeheerders, herstellers en andere voor het dossier noodzakelijke betrokkenen;
- aan advocaten, gerechtsdeurwaarders, bemiddelaars en andere beroepsbeoefenaars die belast zijn met de verdediging van rechten;
- aan gerechtelijke, administratieve, fiscale of toezichthoudende autoriteiten, waaronder de FSMA;
- aan banken en betalingsdienstaanbieders;
- aan accountants, revisoren, auditors en andere professionele adviseurs;
- aan aanbieders van IT-, hosting-, onderhouds-, communicatie- en cyberbeveiligingsdiensten;
- aan leveranciers van beheerssoftware, klantportalen en tools voor kunstmatige intelligentie;
- aan personen die betrokken zijn bij een fusie, overname, reorganisatie of portefeuilleoverdracht, mits passende waarborgen worden geboden.

Verzekeringsmaatschappijen, pensioeninstellingen en andere ontvangers kunnen de ontvangen gegevens verwerken als afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijken, in overeenstemming met hun eigen verplichtingen en beleid inzake gegevensbescherming. De gegevens worden niet aan derden verkocht.
‍

10. Dienstverleners en onderaannemers
‍
InsurProtect doet met name een beroep op dienstverleners op de volgende gebieden:

- e-mail, communicatie en kantoorsoftware;
- software voor het beheer van makelaarsactiviteiten;
- klantenportaal en beveiligde beschikbaarstelling van documenten;
- hosting van de website en de IT-infrastructuur;
- professionele tools voor kunstmatige intelligentie;
- opslag, back-up, IT- of hardwareonderhoud en cyberbeveiliging;
- boekhouding, audit en andere professionele adviesdiensten.

Wanneer deze dienstverleners namens InsurProtect handelen, worden zij begeleid in overeenstemming met de vereisten die van toepassing zijn op onderaannemers, met name op het gebied van vertrouwelijkheid, beveiliging, toegestane doeleinden, ondersteuning, verdere uitbesteding en verwijdering of teruggave van gegevens. Een dienstverlener die uitsluitend belast is met het onderhoud van de hardware, heeft alleen toegang tot de gegevens indien deze toegang strikt noodzakelijk is voor zijn werkzaamheden en onder de geheimhoudingsplicht valt.
‍

11. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
‍
Sommige dienstverleners kunnen buiten de Europese Economische Ruimtegevestigd zijn of toegang verlenen vanuit een derde land. Wanneer een doorgifte plaatsvindt, zorgt InsurProtect ervoor dat deze berust op een door de AVG toegestaan mechanisme, zoals een adequaatheidsbesluit, modelcontractbepalingen, bindende bedrijfsregels of een andere erkende waarborg.
Aanvullende contractuele, technische of organisatorische maatregelen worden getroffen wanneer dat nodig is. U kunt contact met ons opnemen voor informatie over de waarborgen die van toepassing zijn op een specifieke doorgifte.
‍

12. Beveiliging en datalekken

InsurProtect neemt passende technische en organisatorische maatregelen om gegevens te beschermen tegen vernietiging, verlies, wijziging, openbaarmaking, ongeoorloofde toegang en elke andere vorm van onrechtmatige verwerking.

- beheer van toegangsrechten en authenticatie;
- beveiliging van werkstations, netwerken en systemen;
- back-ups en maatregelen voor bedrijfscontinuïteit;
- het updaten van software en het monitoren van incidenten;
- interne vertrouwelijkheidsregels en bewustmaking van medewerkers.

Datalekken worden gedocumenteerd. Wanneer een datalek een risico kan vormen voor de rechten en vrijheden van personen, wordt dit gemeld aan de gegevensbeschermingsautoriteit volgens de voorwaarden van de AVG. De betrokken personen worden eveneens geïnformeerd wanneer het risico groot is, tenzij er sprake is van een wettelijke uitzondering.
‍

13. Bewaartermijn

De gegevens worden bewaard zolang als nodig is voor het verwezenlijken van de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld.

Gegevens die in het kader van een contractuele relatie worden verwerkt, worden bewaard gedurende de gehele looptijd van deze relatie, en vervolgens gedurende de wettelijke verjaringstermijnen en de termijnen die worden opgelegd door de wetgeving inzake verzekeringen, prudentieel toezicht, boekhouding, belastingen en de bestrijding van witwassen, alsmede gedurende de tijd die nodig is voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechten in rechte.

Prospectiegegevens worden bewaard gedurende een periode die in verhouding staat tot de zakelijke relatie. Gegevens die worden gebruikt voor direct marketing worden bewaard totdat de toestemming wordt ingetrokken of het recht van bezwaar wordt uitgeoefend. Er kan een minimale hoeveelheid informatie worden bewaard om op duurzame wijze te voldoen aan een verzoek tot uitschrijving of bezwaar.

Opnames, transcripties, technische gegevens en beveiligingslogboeken worden uitsluitend bewaard gedurende een periode die in verhouding staat tot het doel ervan.

Wanneer bepaalde gegevens uit de actieve systemen worden verwijderd, kunnen ze tijdelijk in beveiligde back-ups blijven bestaan totdat ze worden vervangen of verlopen volgens de normale back-upcyclus. Ze worden dan alleen hergebruikt indien herstel noodzakelijk is.
‍

14. Website en contactformulier

De website van InsurProtect wordt gehost door een professionele dienstverlener. Wanneer u het contactformulier gebruikt, worden de verstrekte gegevens verwerkt om uw verzoek te beantwoorden, contact met u op te nemen en, indien van toepassing, een precontractuele of contractuele relatie voor te bereiden.

De website maakt momenteel geen gebruik van Google Analytics, reCAPTCHA, noch van advertentie-, analyse- of profileringscookies. Technische gegevens die strikt noodzakelijk zijn voor de werking, de beveiliging en de hosting kunnen echter tijdelijk worden opgeslagen door de gebruikte systemen en servers.

Indien optionele cookies of nieuwe trackingtechnologieën worden toegevoegd, zullen dit beleid en het toestemmingsmechanisme worden aangepast.
‍

15. MyBroker-klantportaal

InsurProtect stelt een MyBroker-klantportaalter beschikking, dat gekoppeld is aan Brio en Portima. Via dit portaal kunt u onder meer bepaalde informatie en documenten met betrekking tot de contracten raadplegen. De gegevens die nodig zijn voor het aanmaken, beheren, beveiligen en ondersteunen van de toegang worden verwerkt om de overeengekomen diensten uit te voeren en ongeoorloofde toegang te voorkomen. Het gebruik van MyBroker kan onderworpen zijn aan aanvullende voorwaarden en informatie die door Portima worden verstrekt.
‍

16. Sociale media en commerciële communicatie
‍
InsurProtect kan aanwezig zijn op sociale mediaplatforms, waaronder LinkedIn. Wanneer u een pagina volgt, reageert op een bericht of ons een bericht stuurt, kunnen wij uw naam of gebruikersnaam, uw profielfoto, openbare informatie, de inhoud van de interactie, bijlagen, evenals de door het platform verstrekte metagegevens en statistieken verwerken.

Deze gegevens worden gebruikt om te communiceren, op verzoeken te reageren, onze activiteiten te promoten en het bereik van onze berichten te evalueren. De verwerking is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang en, indien vereist, op uw toestemming.

De platforms verwerken de gegevens ook voor hun eigen doeleinden. InsurProtect maakt momenteel geen gebruik van geïntegreerde LinkedIn-formulieren voor het genereren van leads.
‍

17. Uw rechten
‍
Onder voorbehoud van de voorwaarden en beperkingen die in de wetgeving zijn vastgelegd, beschikt u over de volgende rechten:

- recht op inzage in uw gegevens en in de informatie over de verwerking daarvan;
- recht op rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens;
- recht op verwijdering in de gevallen waarin de AVG voorziet;
- recht op beperking van de verwerking;
- recht om bezwaar te maken tegen verwerkingen op basis van gerechtvaardigd belang;
- recht om te allen tijde en zonder opgave van redenen bezwaar te maken tegen direct marketing;
- recht op gegevensoverdraagbaarheid wanneer aan de wettelijke voorwaarden is voldaan;
- recht om uw toestemming te allen tijde in te trekken wanneer de verwerking daarop is gebaseerd;
- recht om niet het voorwerp te zijn van bepaalde uitsluitend geautomatiseerde beslissingen.

Het recht op verwijdering is niet absoluut: bepaalde gegevens mogen worden bewaard wanneer deze nodig zijn om te voldoen aan een wettelijke verplichting, voor de uitvoering van een overeenkomst of voor de verdediging van rechten in rechte.
recht om uw toestemming te allen tijde in te trekken wanneer de verwerking daarop is gebaseerd; recht om niet het voorwerp te zijn van bepaalde uitsluitend geautomatiseerde beslissingen.Het recht op verwijdering is niet absoluut: bepaalde gegevens kunnen worden bewaard wanneer deze nodig zijn om te voldoen aan een wettelijke verplichting, voor de uitvoering van een overeenkomst of voor de verdediging van rechten in rechte.
‍

18. Uitoefening van uw rechten
‍
InsurProtect SRL
‍Herrmann-Debrouxlaan40-42
1160 Brussel
contact@insurprotect.be02899 25 53

Gelieve uw identiteit, het uitgeoefende recht en de betrokken gegevens of verwerkingen te vermelden. Bij redelijke twijfel over uw identiteit kunnen wij aanvullende informatie vragen die strikt noodzakelijk is voor de verificatie ervan. Een kopie van een identiteitsbewijs wordt alleen gevraagd indien deze maatregel noodzakelijk en evenredig is. Niet-noodzakelijke informatie mag worden afgeschermd. Wij reageren in principe binnen een maand. Deze termijn kan met twee maanden worden verlengd wanneer het verzoek complex is of wanneer er sprake is van een groot aantal verzoeken. Het uitoefenen van rechten is in principe kosteloos, tenzij het verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is.
‍

19. Klacht indienenbij d

U hebt het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Rue de la Presse 35, 1000 Brussel. Wij verzoeken u echter eerst contact met ons op te nemen, zodat wij uw verzoek kunnen onderzoeken en naar een oplossing kunnen zoeken.
‍

20. Wijzigingen in het beleid

InsurProtect kan dit beleid wijzigen om rekening te houden met ontwikkelingen in haar activiteiten, haar instrumenten, de wetgeving of aanbevelingen van de autoriteiten. De meest recente versie wordt op de website gepubliceerd, samen met de datum van bijwerking. In geval van een belangrijke wijziging die aanzienlijke gevolgen kan hebben voor de betrokken personen, kan InsurProtect hen ook via een geschikt communicatiemiddel op de hoogte brengen.